Wszyscy weszliśmy w bardzo gorący okres przedświątecznych przygotowań. Wiele osób, jeszcze przed Bożym Narodzeniem, będzie też uczestniczyć w różnego rodzaju spotkaniach firmowych, tak zwanych biurowych wigiliach i podobnych wydarzeniach. Biorąc pod uwagę fakt, że koronawirus nadal w Polsce nie odpuszcza, wiele z takich eventów będzie odbywać się drogą online. Czy do takiej rozmowy zdalnej można i warto się przygotować? Koniecznie zapoznaj się z moim przedświątecznym poradnikiem, który przyda się tak naprawdę o każdej porze roku!
Czy spotkanie online różni się od tego offline?
Chociaż mogłoby się wydawać, że spotkanie przez Internet jest mniej formalne, swobodniejsze czy prostsze od osobistego, to w przypadku czysto biznesowych rozmów jest to nieco błędne założenie. Prawda jest taka, że jako przedsiębiorca powinieneś traktować obie możliwości równorzędnie. Co za tym idzie – także do spotkania online należy się odpowiednio przygotować! Kilka wskazówek znajdziesz zarówno w poniższym materiale filmowym, jak i w dalszej części artykułu.
Przygotowanie techniczne – czyli zadbaj o jakość audio i wideo
Podczas rozmowy w cztery oczy nie musisz pamiętać o tym, by stać do rozmówcy pod odpowiednim kątem tak, by oświetlenie podkreślało Twój profil. Możesz wyrażać się swobodnie i nawet, jeśli coś będzie niezrozumiałe – dla Ciebie lub drugiej osoby, nie będzie problemem powtórzenie danej informacji.
Jeżeli chcesz, by w trakcie spotkania online także dało się wypracować optymalne warunki do prowadzenia rozmowy, zadbaj o kilka drobnych elementów technicznych. O czym mowa?
W trakcie spotkania korzystasz najpewniej z komputera, ewentualnie łączysz się na tablecie lub smartfonie – każdy sposób jest dobry, jednak rozmawianie w trakcie wchodzenia po schodach czy trzymając urządzenie w dłoni nie jest ani wygodne, ani dobrze oceniane przez rozmówców. Twój obraz drga, co może tak naprawdę zakłócać odbiór wypowiedzi. Przed rozmową online zadbaj o to, by laptop lub inny sprzęt były ustawione na stabilnym podłożu, do tego w taki sposób, by kamera pozwalała Ci patrzeć wprost na rozmówców.
Drugą niezwykle ważną sprawą jest to, jak Cię słyszą. Oczywiście współcześnie wszystkie urządzenia do tego rodzaju komunikacji są wyposażone we wbudowane mikrofony, ale z doświadczenia wiem, że nie zawsze zapewniają one wysoką jakość dźwięku. Doskonałym rozwiązaniem jest wówczas wykorzystanie zestawu słuchawkowego – nie tylko zadbasz w ten sposób o to, by było Cię dobrze słychać, ale również i Ty lepiej usłyszysz to, o czym akurat rozmawia się w danym momencie.
Przed rozmową koniecznie upewnij się także, czy oświetlenie pada lekko w stronę Twojej twarzy. Będziesz dzięki temu widoczny, a to znacznie podnosi komfort rozmowy. Jeśli natomiast w pomieszczeniu, w którym przebywasz, nie masz odpowiednio neutralnego tła w postaci gładkiej ściany czy regału z książkami, spróbuj wykorzystać filtry aplikacji, które ukryją to, czego nie chcesz pokazać.
Przygotowanie formalne – dobrze się zaprezentuj
Czy idąc na spotkanie biznesowe do biura lub też na szkolenie czy event networkingowy ubierasz dresy, w których odpoczywasz w domu? Albo szlafrok? Oczywiście, że nie! Panie wkładają garsonki, sukienki czy inne zestawy o formalnym charakterze, a panowie garnitury, krawaty czy kamizelki do koszuli z długimi rękawami.
O garderobie pomyśl także przed spotkaniem online. Eleganckim ubiorem pokażesz, że profesjonalnie podchodzisz do swoich działań w każdej sytuacji. Do tego odpowiednia prezencja jest w pewnym stopniu sposobem na wyrażenie szacunku względem osób znajdujących się po drugiej stronie ekranu. Oczywiście, jeśli taka rozmowa nie jest klasycznym spotkaniem biznesowym, a na przykład wideokonferencją w gronie rodzinnym, swobodny strój będzie mile widziany!
Spraw, by zapamiętano Cię nawet po rozmowie zdalnej!
Kiedy wybierasz się na spotkanie „na żywo”, możesz zrobić dobre pierwsze wrażenie na wiele różnych sposobów. Możesz zaoferować komuś kawę lub rozpocząć nieformalną rozmowę przed oficjalnym rozpoczęciem. Podczas spotkania online takie działania są znacznie ograniczone. Warto więc wyróżnić się w inny sposób. Możesz wykorzystać rzucający się w oczy element garderoby – jaskrawą muszkę czy też oryginalną broszkę. To może być także charakterystyczna fryzura czy nawet oprawki okularów. W przypadku kompletnego braku pomysłów popijaj kawę czy inny napój z ciekawego kubka – co jakiś czas będzie on pojawiał się w oknie rozmowy, co może przyciągnąć uwagę pozostałych i skojarzyć Cię z takim przedmiotem.
Drugą ważną sprawą jest atmosfera. W trakcie rozmowy online możesz opowiadać o najważniejszych odkryciach w biznesie, dzielić się sprawdzonymi w każdym calu wskazówkami biznesowymi, ale Twoi rozmówcy niekoniecznie mogą to zapamiętać. Wystarczy, że będziesz niesympatyczny, skrytykujesz kogoś i wprowadzisz nieprzyjemną atmosferę – od tej chwili większość, jeśli nie każdy z uczestników zapamięta Cię na długie lata!
Zupełnie odmienny efekt przyniesie zadbanie o miłą, komfortową i nienachalną atmosferę. Ma to duże znaczenie przede wszystkim w takich sytuacjach, w których jesteś prelegentem, prowadzącym spotkanie czy też pełnisz inną ważną rolę. Zadawaj też uprzejme pytania, dotyczące chociażby hobby drugiej osoby, co pozwoli jej poczuć się wyjątkowo, a do tego swobodnie. Zapewniając przyjemne wrażenia uczestnikom z pewnością zostaniesz skojarzony w przyszłości jako „sympatyczny prowadzący” czy też „miła prelegentka”.
Zaskakuj!
Wiele spotkań, czy to offline, czy też online, prowadzonych jest między osobami, które jeszcze się nie znają. Naturalne zatem jest pytanie się nawzajem o to, w jakiej branży ktoś działa lub ogólnie – czym się zajmuje. Przygotuj na takie pytanie krótką, ale wzbudzającą zainteresowanie odpowiedź!
Cały urok tej metody polega na tym, by nie mówić wprost o swojej działalności. Prowadzisz agencję reklamową? Zaprezentuj się w jednym zdaniu jako kreator wizerunku. Tworzysz biżuterię lub inne rękodzieło? Mów, że jesteś warsztatowym twórcą lub artystycznym influencerem. Wszystko po to, by rozmówca zainteresował się szczegółami – a te możecie przecież omówić podczas kolejnego spotkania!
Mam nadzieję, że w dzisiejszym materiale udało mi się przybliżyć nieco zagadnienie obejmujące przygotowanie do rozmowy online. Jeżeli jednak nadal dręczą Cię jakieś pytania lub coś wydaje się niejasne, koniecznie daj mi znać!
Z okazji zbliżających się Świąt życzę wszystkim spokoju i odpoczynku. Trzymajcie się zdrowo i do zobaczenia w Nowym Roku!
